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réduire les réunions

Comment réduire vos réunions (grâce aux questionnaires) ?

Un cadre passe en moyenne 16 ans en réunion pendant sa carrière. La réunionite est un mal qui s’avère dans la majeure partie des cas coûteux et chronophage.

Les questionnaires peuvent vous aider. Les outils de questionnaire en ligne ne sont pas aussi rigides que certains le pensent. Chaque fois que vous avez besoin de collecter et d’analyser l'opinion d’un groupe, vous pouvez utiliser un questionnaire qui vous aidera à automatiser ce processus et collecter des données claires qui vous permettront de prendre de meilleures décisions.

Avec des questions bien écrites et un questionnaire bien conçu, vous trouverez les moyens de conserver une certaine clarté lorsque l'opinion du groupe peut sembler floue et peu constructive. Voici quelques exemples de réunions qui peuvent être entièrement remplacées par des questionnaires en interne.

Suivi de projet

Il est clair qu'il existe de nombreux scénarios dans lesquels les réunions peuvent être utiles et productives. Malheureusement cette affirmation marche aussi dans le cas inverse.

Si votre équipe est éparpillée à différents endroits dans le pays, leur demander de se réunir au même endroit n’est jamais quelque chose de pratique. Si vous avez simplement besoin de connaître l’avancée individuelle de chacun, envisagez un court questionnaire (5 questions maximum) afin de collecter immédiatement les données sur le développement et le rendement du projet mené.

Vous pourrez également obtenir des informations en ce qui concerne le respect des délais, ou identifier les obstacles qui pourraient nécessiter une aide de votre part.

Bien être des équipes

Le bonheur des employés est un indicateur clé. Mais même au sein d’une organisation de petite ou de moyenne taille, la collecte des opinions de satisfaction au travail de tous les employés en face à face est loin d’être idéale. L’aspect de l’anonymat et de la confidentialité est inexistant et vous passerez à coup sûr à côté d’idées pertinentes qui permettraient d’améliorer l’espace de travail.

En envoyant un court questionnaire, vous offrez à vos salariés un moyen de partager leur ressenti sur le poste qu’ils occupent, sur l’équipe, l’entreprise en toute confidentialité et vous assurer d’obtenir des retours qualitatifs sur la manière d’améliorer le lieu de travail.

Plus besoin de perdre du temps à contacter un acteur RH externe, obtenez les mêmes résultats en seulement une demi journée.

N’hésitez pas à aller plus loin. Sondez régulièrement vos équipes et mettez en place un baromètre qui vous aidera à suivre l’ambiance au fil du temps et que vous pourrez croiser avec les différents changements opérés dans l’entreprise (politique, croissance…).

Infrastructure, aménagement et fournitures

Dans le même esprit, chaque fois que vous avez un problème concernant les installations, et que vous avez besoin d’un avis de la part de vos employés, leur offrir un micro-questionnaire vous permettra d’obtenir des retours immédiats.

Vos salariés ont-ils trop froid dans vos bureaux ? Rencontrent-ils des difficultés pour se garer sur votre parking ? Y a t-il des plaintes concernant la qualité de la machine à café ? Ne laissez plus courir les rumeurs et demandez-leur 1 à 2 minutes de leur temps pour recueillir des données qui vous permettront de prendre des décisions pour le bien de l’ensemble de vos équipes.

Rendez les réunions obligatoires plus efficaces

Il peut arriver que dans certains cas les réunions soient nécessaires, notamment si vous organisez un brainstorming où il sera nécessaire que les participants échangent et confrontent leurs idées.

Chez MyFeelBack, nous ne préconisons pas l'arrêt total des réunions. Lorsque les réunions doivent avoir lieu, nous exploitons notre outil afin d’améliorer la planification et le déroulement de ces réunions mais aussi et surtout notre solution Live qui permet d’augmenter et de faciliter les interactions des participants.

Les feedbacks collectés vous aideront à mieux préparer le programme de votre réunion. Vous aurez également une meilleure vision des personnes qui ont vraiment des choses à dire et de celles qui viennent juste parce qu’elles ont une invitation dans leur calendrier Google.

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